5 savjeta za efikasno upravljanje vremenom i uspješno obavljanje svih obaveza

Dobijete li nekad osjećaj se kao da nemate dovoljno vremena u danu? Svi imamo ista 24 sata – pa zašto se čini da neki ljudi svojim vremenom postižu više od drugih? Odgovor: dobro upravljanje vremenom, prenosi klik.hr

Mnogi ljudi hrabro pokušavaju ispuniti ciljeve kako bi “bolje upravljali vremenom”, “bili produktivniji” i “usredotočili se na ono što je važno”. Razvojni ciljevi poput ovih doista su važni za uspjeh u karijeri, a i u privatnom životu.

Upravljanje vremenom je proces organiziranja i planiranja kako biste uspješno podijelili svoje vrijeme između različitih aktivnosti. Usvojite ovaj proces i na kraju ćete raditi pametnije, a ne teže, da biste učinili više za manje vremena – čak i kada je vremena malo, a pritisak je velik.

1.  Uvidite na što trošite svoje vrijeme

Ako želite optimizirati svoje osobno upravljanje vremenom, prvo morate shvatiti kamo to vrijeme ide. Pokušajte marljivo bilježiti svoje vrijeme u tjedan dana prateći svoje dnevne aktivnosti. Ova revizija će vam pomoći:

·         Odredite koliko možete postići u jednom danu

·         Identificirajte aktivnosti koje vam uzimaju mnogo vremena

·         Usredotočite se na aktivnosti koje vam donose najveći povrat

Dok provodite ovu reviziju vremena, postat će prilično jasno koliko vašeg vremena trošite na neproduktivne misli, razgovore i aktivnosti. Dobit ćete točniji uvid u to koliko vam vremena treba za određene vrste zadataka.

Također, na ovaj način možete lako odrediti doba dana kada ste najproduktivniji - da znate kada raditi na svojim projektima koji zahtijevaju najviše fokusa i kreativnosti.

Primjerice, ukoliko mnogo vremena trošite na pripremu jela te kupovinu namirnica, možete napraviti tjedni raspored obroka za svaki dan. Ovakva organizacija uštedjet će vam vrijeme jer sve namirnice možete kupiti na tjednoj bazi, a i osjetit ćete manje pritiska što se tiče svakodnevnog smišljanja što pripremiti taj dan.

Također, poneki dan u tjednu možete kupiti gotovo ili smrznuto jelo koje je moguće naći u mnogim trgovinama.

2. Napravite dnevni raspored – i držite ga se

Ovaj korak je apsolutno ključan za uspješnu organizaciju vremena na poslu. Nemojte ni pokušavati započeti dan bez organiziranog popisa obaveza. Prije nego što napustite posao za taj dan, napravite popis najhitnijih zadataka za sljedeći dan. Ovaj korak vam omogućuje da krenete čim stignete u ured.

Stavljanje svega na papir spriječit će vas da noću ležite budni i prevrćete zadatke koji vam prolaze kroz mozak. Umjesto toga, vaša podsvijest radi na vašim planovima dok spavate, što znači da se ujutro možete probuditi s novim uvidima za radni dan.

3. Mudro odredite prioritete

Dok organizirate svoj popis obaveza, određivanje prioriteta je ključno za uspješno upravljanje vremenom. Započnite uklanjanjem zadataka koje uopće ne biste trebali obavljati. Zatim identificirajte tri ili četiri najvažnija zadatka i prvo ih obavite - na taj način ćete biti sigurni da ste riješili osnovne stvari.

Procijenite svoj popis obveza i provjerite jeste li ga organizirali na temelju važnosti zadatka, a ne njegove hitnosti. Važne odgovornosti podupiru postizanje vaših ciljeva, dok hitne odgovornosti zahtijevaju trenutnu pozornost i povezane su s postizanjem tuđih ciljeva.

4. Uklonite smetnje

Društveni mediji, pregledavanje weba, suradnici, tekstualne poruke, trenutne poruke - ometanja mogu biti neograničena. Ključ za osobno upravljanje vremenom je proaktivnost u njihovom rješavanju.

Zatvorite sve kartice osim onih na kojima trenutno radite. Isključite obavijesti o razmjeni poruka, stavite mobitel sa strane i ostavite svoje osobne telefonske pozive za vrijeme pauze.

5. Uračunajte pauze

Jedan od ugodnijih savjeta za upravljanje vremenom za posao: Neka pauze budu dio vašeg rasporeda. Kada završite zadatak, dajte si vremena da udahnete. Uzmite male pauze da napunite baterije, bilo da je to kratka šetnja, igranje ping-ponga, meditacija, itd.